• Home
• Nieuws

Intranet: vaak onbegrepen, weinig gewaardeerd, maar oh zoveel potentie

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 24 November 2020

Kantoorperikelen zijn tot nul gereduceerd, koffiepraatjes en borrels verleden tijd. De nieuwe norm: werkzaamheden via het web, virtuele verbondenheid, en de dagelijkse dosis lol vooral digitaal. Moet wel, nu het contact tussen collega's door thuiswerken vooral online verloopt. De plek waar dat allemaal samenkomt (of kán komen): het intranet, maar dan moet je het wel goed doen!

Eeuwig ondergeschikt aan 'grote broer' de website, meestal achter aan in de rij bij budgetverdeling. Genoeg potentie, maar dat komt er maar zelden uit. Het intranet, oftewel het privénetwerk van een organisatie met als primair doel het elektronisch delen van informatie. Vaak een beetje ondergeschoven dus, achterhaald. Zo ook bij een deel van de ongeveer 300 woningcorporaties in Nederland, samen goed voor ruim 25.000 medewerkers.

Sociale deel is niet sociaal genoeg
Jawel, bijna elke corporatie heeft intranet. Maar de verschillen zijn enorm. In veel gevallen wordt het niet of nauwelijks gebruikt. Omdat het niet aantrekkelijk is, weinig interactief, niet up-to-date, niet gebruiksvriendelijk, slecht beheerd wordt, geen uitstraling heeft, en het sociale deel niet sociaal genoeg is. Daar komt nog bij dat er vaak maar twee of drie mensen binnen de organisatie zijn die daadwerkelijk content kunnen plaatsen.

Kortom, vaak is het gewoon niet toegankelijk genoeg, en wordt er niet uitgehaald wat erin zit. "Dat kan heel vaak veel beter, en het hoeft niet eens zo ingewikkeld te zijn", meent Frank Blom van Kubion dan ook. Meerdere aspecten spelen volgens Frank mee in het achterblijven van de intranetontwikkeling binnen woningbouwcorporaties. "Budget bijvoorbeeld, en focus op externe processen. Logisch ook wel. Toen iedereen nog naar kantoor kwam, was het belang gewoon iets minder groot."

Ook postcorona
Tot nu dan. Nu een tijd is aangebroken waarin 'samen werken' even niet mogelijk is. En het juist wél slim is om het intranet als belangrijke - misschien zelfs allerbelangrijkste - tool in te zetten. "Om de samenwerking zo goed mogelijk te faciliteren. Nu het informele deel helemaal wegvalt, kan intranet dat voor een deel vervangen. Ook postcorona. Thuiswerken gaat meer de standaard worden."

Waar de werkdag begint, en eindigt
Intranet dus, dat zoveel meer kan zijn dan alleen het centrale communicatiekanaal van de organisatie richting de medewerker. Juist een intern lanceerstation voor echte interactie en samenwerking. Bij Kubion hebben ze genoeg ervaring op dat gebied, en als softwarespecialist de nodige intranetinrichtingen 'from scratch' begeleid. Bij onder meer een grote Amsterdamse woningcorporatie. In hun 'omnichannel serviceplatform' zijn alle gebruikte ERP-systemen geïntegreerd. Intranet is daarvan een onderdeel, en staat in verbinding met de rest van de applicaties. Daar wordt het intranet dan ook volop gebruikt. Als dé plek waar de werkdag begint, en ook weer eindigt.

'Hard to handle', chaos regeert
Bij veel corporaties, zo vertelt Frank, wordt nu nog met veel losse applicaties gewerkt: "Microsoft Teams, Microsoft Office, een apart financieel systeem, een excelletje met verjaardagen. Soms moeten zo'n 60 tot 70 applicaties de medewerkers helpen hun werk uit te voeren." Kun je nagaan wat dat betekent voor de ICT-structuur en -onderhoud. Om nog maar te zwijgen voor de gebruiker: 'Hard to handle', chaos regeert. "Met een goed ingericht intranet, lukt het om al je werk te organiseren vanuit één centrale plek. Vergelijk het met een startpagina." Met dat intranet moet overal goed te werken zijn: op laptops, mobiel, dus alle applicaties via de Cloud. En alles wat niet cloudbased is? "Snel uitfaseren", meent Frank.

Vier hoofddoelen heeft het intranet, volgens Frank.
1. Sociaal. Is er iemand jarig, viert iemand zijn jubileum, de nieuwtjes, de actualiteiten, het komt op de intranettijdlijn voorbij.
2. Informatie delen. Is en blijft belangrijk. En dat hoeft niet te stoppen bij de medewerkers. Een gedeelte van het intranet kan ook beschikbaar gemaakt worden voor anderen. Buiten de organisatie dus.
3. Procedures. Niet het meest sexy onderdeel, maar wel heel belangrijk. Dus goed als de harde afspraken, de codes van een bedrijf op een centrale plek geborgd zijn.
4. En samenwerken. Via Microsoft Teams, waarin alle bestanden gedeeld kunnen worden, en alle applicaties via intranet kunnen worden gestart.

Kubion gebruikt voor het integreren van de intranetmodule Microsoft Teams, onderdeel van Microsoft 365. Frank: "Nu wordt 'Teams' vooral gebruikt voor videobellen, maar het programma biedt veel meer mogelijkheden om het beste uit de samenwerking te halen. Daarnaast is het handig, overzichtelijk én visueel aantrekkelijk. Dat is ook belangrijk voor het succes van intranet. Het oog wil ook wat." Daarbij hoeft het volgens Frank niet veel te kosten. "Er hoeft niet veel gemaakt te worden, alleen gebundeld." Voor organisaties die intranet goed willen toepassen, maar nog niet met Office 365 werken, heeft Frank nog dé gouden tip: "Snel switchen naar Office 365."

Leuk zo'n virtuele borrel, maar straks graag weer kletspraatje bij koffieautomaat
Frank verwacht dat organisaties zich nu zoetjesaan gaan oriënteren op intranet. "Dat zal de komende maanden steeds meer worden. Het belang wordt er nu wel van ingezien." Maar, benadrukt Frank: "Het zal nooit echt het menselijke contact kunnen vervangen. Een virtuele borrel is hartstikke leuk, voor een keertje. Maar mensen hebben behoefte elkaar live te zien." Het intranet kan (ook straks) wel bijdragen aan werkfocus. "Het voordeel van je processen zo efficiënt mogelijk inrichten, onder meer met goed intranet, is dat je tijd overhoudt. Die kun je op een andere manier gebruiken. Hopelijk in de toekomst juist weer voor een ouderwets kletspraatje bij de koffieautomaat."

Bron: Kubion, Foto: Kubion