• Home
• Nieuws

Informatiebeleidsplan Ons Huis Apeldoorn maakt cirkel rond

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 21 September 2015

Aan de slag met CORA!?

CORA biedt hulpmiddelen om de efficiëntie van de bedrijfsprocessen en informatievoorziening voor corporaties te verbeteren. Dat is leuk, maar op welke wijze kun je hier het best mee aan de slag gaan?

Bij een eerste kennismaking wordt CORA vaak als abstract ervaren. Logisch, want het is een referentiearchitectuur. Er moet dus een vertaling worden gemaakt naar de eigen corporatie. Voor het implementeren van CORA is geen kant-en-klaar plan beschikbaar en het is ook geen doel op zich. Belangrijk is om aan te sluiten bij de behoefte die binnen uw organisatie leeft en wat de meerwaarde van CORA hierbij is.

Hieronder schetsen wij een aantal voorbeelden die als hulpmiddel kunnen dienen bij het toepassen van CORA.

I&A beleid
Een onderdeel van het definiëren van I&A Beleid is het bepalen van uitgangspunten. Deze geven de belangrijkste richtinggevende en kaderstellende afspraken aan op het gebied van I&A. De uitgangspunten dienen per klant specifiek te worden gemaakt. Belangrijk hierbij is niet alleen de vastlegging maar zeker ook de interne discussie over de uitgangspunten: wat houdt het in als we een bepaald uitgangspunt hanteren?

Procesontwerp
Ongeacht de insteek (AO/IC, uniformering, fusie,optimalisatie) kan het (op CORA gebaseerd) procesmodel tot inzicht en bewustwording van werkstromen leiden en als communicatiemiddel dienen om het gewenste proces voor de organisatie in kaart te brengen. Ook de samenhang met bijv. de strategie (prestatie indicatoren) en applicaties kunnen bij het procesontwerp inzichtelijk worden gemaakt.

Blauwdruk applicatielandschap
In bepaalde situaties (bijv. I&A Beleid, fusie, applicatieselectie) kan het gewenst zijn het applicatielandschap in kaart te brengen. Door dit te baseren op het informatiefunctiemodel van CORA wordt inzichtelijk wat de verschillen zijn tussen de huidige en gewenste situatie. Bij fusietrajecten is er zelfs sprake van meerdere huidige situaties die, door gebruik te maken van het informatiefunctiemodel, makkelijker met elkaar vergeleken kunnen worden.

Verbeteren informatievoorziening
Om in de eigen organisatie te komen tot een uniform begrippenkader en eenduidige en betere (stuur)informatie, kan gebruik worden gemaakt van het CORA gegevensmodel en de gegevensdefinities. Specifieke situaties zijn bijv. fusie, applicatieselectie en –integratie maar ook trajecten gericht op de basis gegevensvastlegging en stuurinformatie.


Auteur: HC&H Consultants

Hoe krijg je ICT écht op de agenda van bestuur en management? ‘’Door je beleidsplan en KPI’s te koppelen aan ICT-ondersteuning,’’ zegt Miranda van Rossum, Manager Bedrijfsvoering & Control bij Ons Huis in Apeldoorn. Aan CorporatieGids Magazine vertelt ze hoe.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie september 2015

Miranda is manager Bedrijfsvoering & Control bij Ons Huis in Apeldoorn. Voor haar overstap naar de corporatiesector in 2004 werkte Miranda als registeraccountant in de accountancy. ‘’De zelfstandigheid die ik me daar eigen heb gemaakt, komt goed van pas bij de professionaliseringsslag die momenteel in de corporatiesector plaatsvindt.’’

Koerswijziging
Zo ook bij Ons Huis in Apeldoorn, een woningcorporatie met circa vijfduizend woningen in Apeldoorn en Zutphen. De corporatie pleegde veel nieuwbouw en bediende zowel de koop- als huurmarkt met een breed dienstenpakket. Met het stagneren van de woningmarkt stokte het self revolving fund, waarna het B-oordeel van het CFV volgde: ‘Tijd voor een drastische koerswijziging en organisatieverandering’. ‘’Met het toenmalige MT en de stakeholders is in 2013 een nieuw beleidsplan opgesteld voor de periode tot 2016,’’ licht Miranda toe. ‘’Daarin werd de focus teruggebracht op de sociale doelgroep en vastgesteld dat de basis - waaronder een optimale inzet van ICT - meer op orde moest zijn om onze doelen te bereiken.’’

Informatiebeleidsplan
Ze vervolgt: ‘’Om te weten en te meten of we met ons nieuwe beleidsplan op koers lagen, hebben we samen met advies bureau AvW2 een nieuw format voor de tussentijdse rapportage opgesteld. Daarin zijn onze organisatiedoelen met behulp van succesbepalende factoren vertaald naar KPI’s. Vervol gens hebben we de strategie en KPI’s vertaald naar ICT ondersteuning en dit met hulp van adviesbureau AvW2 vastgelegd in een nieuw Informatiebeleidsplan (IBP). Wat daarbij direct duidelijk werd, is dat ons oude ICT-beleid 2012-2015 niet goed meer aansloot op onze organisatiedoelstellingen.’’

ICT-knelpunten
Ze licht toe: ‘’Tijdens de ICT-inventarisatie door AvW2 met het voltallige MT zijn alle ICT-knelpunten aan het licht gekomen. Er is veel achterstallig onderhoud, zowel in het gebruik van ons primaire systeem als in de Office-omgeving. We stelden vast dat de I-kant van onze organisatie heel belangrijk is voor het realiseren van onze KPI’s, maar dat we daar ver op achterbleven. In onze nieuwe organisatiestructuur - die in januari 2016 wordt bekrachtigd - gaan we daarom een informatie- en procesanalist aantrekken, proceseigenaren aanstellen en de ICT-kant verder uitwerken en expliciet benoemen. Dit laatste hebben we al concreet uitgewerkt in zowel het algemene medewerkersprofil van Ons Huis als in de functie gerelateerde profielen per medewerker. Je ziet dat ICT in iedere functie steeds belangrijker wordt. Het verhogen van de ICT kennis- en vaardigheden staat nu hoog op de agenda.’’

Belang ICT
Door beleid, KPI’s en ICT-ondersteuning te koppelen, wordt eigenlijk de hele organisatie automatisch met het belang van ICT doordrongen, zegt Miranda. ‘’Alle medewerkers zijn aangehaakt op thema’s, onderwerpen en keuzes. Voorheen was het de ICT-verantwoordelijke die bijvoorbeeld de inzet van tablets voorstelde. Nu komen dit soort verzoeken meer vanuit de organisatie, ingegeven door de organisatiedoelstellingen en KPI’s.’’

Tussen de oren
Ze vervolgt: ‘’Ondanks dat het allemaal heel vers is - we zijn in juli met de nieuwe organisatiestructuur en werkwijze gestart - zitten de KPI’s al goed tussen de oren. We zitten allemaal op hetzelfde spoor, we weten waarom het belangrijk is en waaraan het bijdraagt. Het invullen van het IBP heeft ons enorm geholpen om de nieuwe organisatiestructuur definitief vorm te geven’’.

Verzwaarde aandacht voor ICT
Medewerkers merken nu al de verzwaarde aandacht voor ICT, vertelt Miranda. ‘’We optimaliseren onze klantenservice door gebruik te maken van een Klant Contact Center, vullen onze kennisbank en implementeren binnen ViewPoint van Itris een planmodule voor onze vaklieden. Medewerkers worden getraind en denken mee bij de inrichting.’’

Handmatig
Het nieuwe IBP betekent overigens niet dat er per definitie altijd voor de inzet van een ICT-oplossing wordt gekozen, legt Miranda uit. ‘’Het herkennen en scannen van facturen gebeurt bij ons bijvoorbeeld nog steeds handmatig. Inzicht in KPI’s en gebruik maken van business cases leert ons dat dit goedkoper is dan de aanschaf van software voor automatische factuurherkenning. We willen onze organisatie graag compact en praktisch houden.’’

Praktisch
Praktisch is ook de samenvatting van het IBP op A4-formaat die AvW2 heeft gemaakt. ‘’In één oogopslag zie je onder meer alle relaties tussen ons beleid, onze KPI’s en ICT. Daarmee staat ICT ook daadwerkelijk op de agenda van het MT. Door middel van de KPI-rapportage - inclusief de ICT KPI’s - worden alle prestaties inzichtelijk gemaakt. Erg handig voor de bila’s met managers, het MT-overleg en de gesprekken met de RvC.’’

Winst
Gevraagd naar de winst van het nieuwe IBP ten opzichte van het verleden, zegt Miranda: ‘’Het is een levendig plan, niet een document dat ligt te verstoffen in de kast van de manager ICT en Bedrijfsvoering. Het geheim van het succes? Alle MT-leden dragen uit dat ICT onmisbaar is bij de ontwikkeling van onze organisatie. Vanuit het bedrijf faciliteren en investeren we gericht in ICT-oplossingen die bijdragen aan het realiseren van onze doelstellingen. Medewerkers worden nadrukkelijk gevraagd daarin mee te gaan. Door verbindend leiderschap en een duidelijke koers zien we de eilandjescultuur verdwijnen. De onderlinge afhankelijkheid van afdelingen is zichtbaar en voelbaar. Keuzes en discussies worden actiever en oplossingsgericht gevoerd en er wordt veel meer vanuit één belang gehandeld.’’

Cirkel is rond
Met het nieuwe IBP is de cirkel rond, zegt Miranda. ‘’Doelstellingen, ICT-belangen en organisatiestructuur zijn in balans. De puzzelstukjes passen in elkaar en zijn met elkaar verbonden. Daar ben ik trots op!’’

Bron:CorporatieGids Magazine