Vier jaar geleden begon Stadlander uit Bergen op Zoom met een ICT-metamorfose. Van een lappendeken aan verschillende systemen gingen de Brabanders over naar een ‘gecentraliseerd best-of-breed landschap’. Wat is daarvan het voordeel en hoe neem je de organisatie in die verandering mee? CorporatieGids Magazine sprak daarover met Manager ICT & Facilitair Henk Stoutjesdijk.
De afgelopen vier jaar is het ICT-roer van Stadlander volledig omgegooid. “Een ware metamorfose,” blikt Henk terug. “We komen van een situatie waarin we talloze, losstaande systemen hadden die met koppelingen aan elkaar hingen. In die situatie werkte het misschien technisch wel, maar liepen medewerkers in de praktijk toch vaak tegen problemen aan. We hebben daarom gekozen om ons ICT-landschap opnieuw in te richten met als doel onszelf meer toekomstproof te maken.”
Drieluik
Dat betekent onder andere dat Stadlander met een afgeslankt ICT-landschap wil werken. Henk: “We werken momenteel naar een drieluik van systemen toe. Om de relatie met onze huurders te managen, maken we gebruik van een CRM-systeem. Daarnaast onderzoeken wij om voor het management van ons vastgoed gebruik te maken van een expertsysteem. Dan blijft alleen nog de boekhouding over, wat we ook met gespecialiseerde software willen ondersteunen. Zo leunt ons ICT-landschap op drie pijlers, waardoor je enorm centraliseert en veel minder koppelingen hoeft te beheren.”
Goede fundering
Henk beschrijft de nieuwe inrichting gek genoeg nog steeds als best of breed. “Dat was het vroeger inderdaad ook, maar dan met een veelvoud aan systemen. Wat mij betreft is het meest efficiënt om best of breed te beperken tot een goede, slanke fundering waar je vervolgens je processen omheen regelt. Wij hebben inmiddels het CRM-systeem draaiende en kijken nu naar systemen om het vastgoed en de financiën te ondersteunen.”
Geen ERP
De grote afwezige in het ideale ICT-landschap van Henk is het ERP-systeem. Bewust, aldus Henk: “Ik geloof namelijk niet dat een ERP-systeem per se nodig is in de bedrijfsvoering. Het gaat erom dat je de drie hoofdprocessen – klantcontact, vastgoed en financiën – zo goed mogelijk afvangt in systemen. Dat kan met een ERP-systeem. Maar blijkt voor de organisatie een expertsysteem toch de beste ondersteuning te leveren, dan is het wat mij betreft niet nodig om voor een ERP-systeem te kiezen.”
Cloud
Bij het beoogde drieluik van Stadlander is het gebruik van de cloud onontbeerlijk, gaat Henk verder: “Je ziet dat bij cloudtoepassingen vaak de koppelingen met andere systemen goed geborgd zijn, zeker vergeleken bij traditionele applicaties. Je gebruikt namelijk open systemen die makkelijk praten met andere systemen. Maar de cloud is überhaupt iets waar je als woningcorporatie – net als andere grote bedrijven – niet meer omheen kunt. Dat is namelijk de manier om sneller nieuwe functies aan je landschap toe te voegen, je organisatie te ontzorgen van systeembeheer zodat je je kunt focussen op de kerntaak én de beveiliging beter kunt regelen.”
Volwassen omgeving
Stadlander werkt in haar ICT-landschap nauw samen met NEH. “Zij beheren onze cloudproducten,” licht Henk toe. “We zijn geen IT-bedrijf maar hebben wel behoefte aan een volwassen omgeving die zich focust op het verbeteren van de dienstverlening naar de klant. Het is daarom belangrijk dat we ons kunnen richten op het meegaan met ontwikkelingen. Omdat NEH ons ontzorgt, hebben we de handen vrij ons hierop te focussen.”
Een voorbeeld hiervan is de uitfasering van Citrix. “NEH heeft ons geholpen de stap naar het gebruik van managed devices te maken. Bij het begin van de coronacrisis een jaar beleden werkte het leeuwendeel van onze medewerkers al mobiel, maar dat hebben we uitgebreid zodat ze nog beter thuis konden werken. Met de stap naar managed devices is iedereen gekoppeld aan ons bedrijfsnetwerk wat medewerkers uiteindelijk enorm gebruiksvriendelijk vonden.”
IT voor iedereen
Op de vraag wat de belangrijkste succesfactoren zijn voor werken in de cloud, vertelt Henk: “Begin klein met één onderwerp of proces en bouw dat uit. Dat hebben wij ook gedaan; we zijn met één team begonnen het CRM-systeem naar de cloud te zetten. Dat is vervolgens uitgebouwd naar de rest van de organisatie. Zo kun je de organisatie meenemen door te laten zien hoe het werkt en wat de voordelen zijn. Daarnaast is het ook belangrijk om de organisatie niet te overladen met nieuwe functionaliteiten. Wij proberen proceseigenaren te prikkelen met wat de mogelijkheden zijn, maar wachten tot zij naar ons komen voordat we nieuwe opties toevoegen. Zo zorg je ervoor dat je niet te hard gaat voor de business en maak je IT iets van z’n allen.”
Sprint naar de finish
De route naar volledig in de cloud werken is ingezet, sluit Henk af. “Het is nu tijd om aan te halen voor de laatste sprint. We willen de komende jaren de keuze maken voor de vastgoed- en financiënprocessen én zijn bezig met het afronden van het uitfaseren van Citrix. Zodra we die stappen hebben gezet, hebben we wat ons betreft een efficiënt drieluik als ICT-landschap waardoor we effectiever en makkelijker kunnen werken, meer waarde kunnen leveren aan onze huurders én als organisatie klaar zijn voor de toekomst.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Else Loof
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
