• Home
• Nieuws

'Gezamenlijke aanschaf ERP-systeem levert inkoop- en efficiencyvoordeel op'

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 2 March 2016

De samenwerkende corporaties ProWonen, Sité Woondiensten en Wonion kozen begin dit jaar voor een nieuw ERP-systeem: ViewPoint van Itris. Het test- en acceptatietraject werd hierbij verzorgd door CEPO, en CorporatieGids.nl sprak hierover met Informatiemanager Daan Jansen (foto rechts) en Projectleider Berny Gunsing (foto links) van Sité Woondiensten. "De gezamenlijke aanschaf van één ERP-systeem levert inkoop- en efficiencyvoordeel, ook tijdens de implementatie."

De samenwerking tussen de drie partijen is bijzonder, aangezien het zonder contract gebeurt. "Deze samenwerking is in 2012 gestart," legt Berny uit. "Hierbij zijn enkele doelen opgesteld, waaronder een gezamenlijke technische ICT-infrastructuur. De gedachte was dat wanneer bedrijfsprocessen op elkaar afgestemd zijn, personeel eenvoudiger onderling kan worden uitgewisseld. Samenwerken heeft voor alle partijen veel voordelen en zijn daarom bereid - ondanks dat dit niet is vastgelegd in een contract - hierin veel te investeren. Het delen van kennis en informatie is hierbij cruciaal."

Harmoniseren en optimaliseren
"Ondanks dat iedere corporatie zijn eigen ERP-systeem heeft, is de implementatie gezamenlijk doorlopen waardoor de kosten gedeeld konden worden," vertelt Berny. "Door te kiezen voor één uniforme inrichting van de drie systemen, worden administratieve processen geharmoniseerd en geoptimaliseerd. Dit resulteert in een efficiëntere bedrijfsvoering."

De drie corporaties hebben in het verleden al vaker één product geïmplementeerd. "Bijvoorbeeld de gezamenlijke showroom en onze ICT-infrastructuur. Maar de impact van een nieuw primair systeem en de hieruit voortkomende werkwijze was vele malen groter. Bijna alle bedrijfsprocessen werden hierdoor geraakt, en het doel is om uiteindelijk het hele applicatielandschap zoveel mogelijk te uniformeren. Bijvoorbeeld met een gezamenlijk klantportaal."

Doelen
De corporaties hadden voor de implementatie vier doelen opgesteld die behaald moesten worden. Berny: "Allereerst werd er gestreefd naar één uniforme inrichting waarmee de bedrijfsvoering van de corporaties integraal en optimaal wordt ondersteund. Op deze manier kun je - indien nodig - personeel gemakkelijk uitwisselen. Daarnaast wilden wij benchmarking tussen de corporaties mogelijk maken, iets wat wij nu via een integraal datawarehouse doen."

"Tegelijkertijd moest de overgang zo vloeiend mogelijk gaan voor huurders én medewerkers. Onze klanten mochten geen hinder ondervinden van de overgang naar ViewPoint, en medewerkers moesten voldoende worden getraind zodat ze efficiënt en effectief met de nieuwe software konden werken."

Kwaliteitsborging
Eén van de grootste uitdagingen tijdens de gezamenlijke implementatie, was het borgen van deze kwaliteitsdoelen. "Dit kwam omdat we te maken hadden met drie verschillende corporaties die allemaal een ander systeem in gebruik hadden," vertelt Daan. "De gebruikers hadden hierdoor een ander referentiekader bij het beoordelen van de kwaliteit van het nieuwe product. Hierdoor ontstond het gevaar dat de corporaties er individuele acceptatiecriteria op na zouden houden en we niet tot één gezamenlijke acceptatie van ViewPoint zouden komen."

"CEPO heeft ons hierin ondersteund door het testtraject te begeleiden. Er zijn onder hun leiding gezamenlijke testscripts opgesteld en CEPO heeft de issuebewaking van de testresultaten op zich genomen. Dankzij deze gestructureerde aanpak kon een gedegen en gedragen acceptatiebesluit worden genomen. Hierdoor hadden wij een goed overzicht van hetgeen wat opgelost moest worden voordat wij live konden gaan."

Implementatie
Volgens Daan is er door de drie corporaties voor Itris gekozen omdat de leverancier de beste projectaanpak had gepresenteerd. "Daarnaast sloot de architectuur van ViewPoint goed aan bij onze strategische alliantie en de positie waarin wij zaten: drie systemen die tegelijkertijd moesten worden geïmplementeerd."

Opvallend is dat het nieuwe ERP-systeem binnen zeer korte tijd - slechts zes maanden - bij de corporaties draaide. "Wij hebben namelijk gekozen voor een best-practice implementatie," legt Daan uit. "Een groot deel van de inrichting was vooraf gedefinieerd. Daarnaast hebben wij tijdens het proces de verantwoordelijkheden laag in de projectorganisatie gehouden, waardoor beslissingen snel werden genomen. Ook hebben wij kritisch gekeken naar wat eventueel later geïnstalleerd kon worden. Er loopt nu een vervolgtraject om deze aanvullende modules te onderzoeken en in te richten."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 2 maart 2016