• Home
• Nieuws

Een systeem implementeren? Zo wordt het een succes!

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 30 October 2023

Elke organisatie staat op een bepaald moment voor de uitdaging van het introduceren of vernieuwen van een ICT-systeem. De digitale transformatie en automatisering worden steeds belangrijker, en dit geldt ook voor woningcorporaties. Maar hoe zorg je ervoor dat de implementatie een succes wordt?

Dit whitepaper begeleidt je door het proces naar een succesvolle implementatie, met aandacht voor zowel projectmatige (technische) als menselijke aspecten.

Wanneer is een implementatie succesvol?
Een implementatie is geslaagd als:

• De techniek naar behoren functioneert.
• De systeeminrichting de werkprocessen en informatievoorziening ondersteunt.
• Medewerkers effectief en gemotiveerd met het systeem werken.

Helaas blijkt uit onderzoek dat slechts 10 tot 30% van de ICT-implementaties slaagt. Ontdek hier belangrijke inzichten en valkuilen voor een geslaagd traject.

Wat is nodig voor een succesvolle implementatie?
Een integrale aanpak is cruciaal voor succes. Dit betekent aandacht voor zowel de boven- als onderstroom, waarbij technische activiteiten hand in hand gaan met veranderkundige interventies.

In de voorbereidingsfase wordt het projectplan opgesteld en de reikwijdte bepaald. Het is essentieel om ook de onderstroom te adresseren en medewerkers er vanaf het begin te betrekken. Bij het inrichten wordt gekeken naar hoe het systeem functioneert en worden hierin keuzes gemaakt. In deze fase wordt voor medewerkers echt zichtbaar wat er gaat veranderen.

Bovenstroom
De bovenstroom omvat zichtbare, tastbare activiteiten zoals projectplanning, organisatie van deelnemers, bijeenkomsten, en meer. Denk aan het opstellen en bewaken van een projectplan, het beheren van het budget, de opleidingen, de conversie, het testen en het organiseren van werkgroepen.

Onderstroom
Naast de bovenstroom is er ook een onderstroom van emoties en gevoelens bij medewerkers die te maken hebben met het project en/of met de verandering. Hierbij is het essentieel om duidelijkheid te creëren, werkdruk te managen en te werken aan draagvlak.

Welke stappen zet je?
Een gestructureerde aanpak is onmisbaar voor een succesvolle implementatie. De fasen voorbereiding, inrichting, testen, opleiden, livegang en nazorg komen aan de orde:

Voorbereiden
Bij de voorbereiding wordt het projectplan opgesteld en de reikwijdte bepaald. Het is essentieel om ook de onderstroom van emoties te adresseren en medewerkers, gedoseerd, vanaf het begin te betrekken.

Inrichten
Tijdens deze fase wordt gekeken naar hoe het systeem functioneert en hoe processen lopen. Ook worden gevolgen van veranderingen in kaart gebracht: hoe gaan de nieuwe werkwijzen eruit zien en wat moeten we loslaten?

Testen
Het systeem wordt grondig getest, eerst met focus op specifieke functies en later in een integrale testfase. Hierbij is aandacht voor emoties van medewerkers van groot belang, want hier gaan ze zien wat er concreet verandert en hoe het nieuwe systeem echt gaat werken.

Opleiden
Een degelijke opleiding is cruciaal. Naast de traditionele knoppen-training kan de methode van de ‘procesfabriek’ worden ingezet om medewerkers gericht op te leiden zodat ze niet alleen het systeem kennen, maar ook de beoogde werkwijzen.

Livegang
Een strak geregisseerde livegang is van groot belang voor een soepele overgang naar de operationele fase. Het is belangrijk om medewerkers voldoende tijd en ondersteuning te bieden. Want in deze fase hebben ze het extra druk en is het even lastig. Het werken met het systeem gaat nog niet vanzelf en er ligt vaak veel inhaalwerk.

Nazorg
Tijdens de nazorgfase neemt de beheerorganisatie het over en is aandacht voor het behouden van de beoogde werkwijzen essentieel.

Nog even dit
Een succesvolle implementatie vereist dat medewerkers de verandering omarmen. Onze aanpak legt, naast de projectmatige kant, nadruk op betrokkenheid en samenwerking. We brengen daarbij het eigenaarschap in de organisatie.

Invoering van nieuwe systemen vraagt veel van medewerkers. Bij Andersom geloven we dat verandering door mensen gedragen moet worden om tot succes te leiden. Wij staan klaar om je hierin te begeleiden.

In dit blog heb je slechts de highlights gelezen. Wil je er meer over weten? Download dan ons volledige whitepaper via deze pagina.

Bron: Andersom, Foto: Andersom