• Home
• Nieuws

Echt weg met papier: verzekerd digitaal

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 27 January 2015

De CorporatieGids 2014 biedt woningcorporaties het startpunt voor (her)oriëntatie op bedrijfsvoering en ICT- oplossingen en diensten. Naast een zo volledig mogelijk overzicht en bedrijfspresentaties van toeleveranciers en adviesbureaus, biedt de CorporatieGids ook redactionele houvast voor onze doelgroep. Vandaag aandacht voor “digitaal werken”

U bent bezig met digitaliseren en digitaal werken. Afscheid van het papier is lastig. Nu zit u met een papieren én een digitale beheeromgeving met als resultaat extra kosten. Waarom niet gewoon van uw papier af?

Kosten voor handling van informatie kan oplopen tot €250 extra per werkplek (Fier.fm). Deze kosten zitten vooral in dubbel beheer: in een papieren én in een digitale omgeving. U bespaart fors door definitief te kiezen voor digitaal. Doxis ziet in de praktijk veel koudwatervrees bij organisaties die afscheid willen nemen van papier omdat ze onzeker zijn over de kwaliteit van hun digitale beheerorganisatie. Men denkt dat ze met het bewaren van papier ‘in control zijn’. Dit is een schijnzekerheid; gegevens zijn steeds vaker ‘digital born’. Een verantwoorde, duurzame digitale beheeromgeving is van groot belang. Ervaringsgegevens van Doxis geven aan dat organisaties nog vele stappen moeten zetten om ‘Verzekerd digitaal te werken’:

Gemiddeld aantal maatregelen voor Verzekerd Digitaal Werken

- Kwaliteitszorg (36%); hoe is het met backup, herstel, kwaliteitssystemen, periodieke audits.
- (functionele) Systeeminrichting (33%); heeft het systeem daadwerkelijk en traceerbaar functies die ervoor zorgen dat digitale informatie – met de processen eromheen – zijn geborgd volgens de eisen.
- Procedures (13%); zijn afspraken en werkwijzen duidelijk.
- Personeel (10%); is het personeel voldoende opgeleid, kennen ze hun taken en is de formatie afdoende.
- Interne organisatie (8%); is het beleid binnen de organisatie vastgesteld, vastgelegd en duidelijk, zijn budgetten beschikbaar, zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk?

Vooral de kwaliteitszorg, de functionele systeeminrichting en de procedures zijn aandachtspunten. Verzekerd Digitaal werken vereist dat u kunt garanderen dat digitale informatie beschikbaar, toegankelijk, betrouwbaar, volledig is en voldoet aan wet- en regelgeving.

Aanpak
Om van uw papier af te komen is het zaak om een gevalideerd digitaliseringsproces te realiseren. Dit betekent dat het scanproces op een juiste manier moet zijn ingeregeld. Bovendien dienen de gescande documenten geborgd te zijn binnen een digitale beheeromgeving. Resultaat: geen papier, betrouwbare digitale dossiers en een kostenefficiënte bedrijfsvoering. Buiten de branchegerichte plichten bestaat geen specifiek normenkader voor verzekerd digitaal werken bij corporaties. Binnen de overheid is wel veel ervaring opgedaan. RODIN is een voorbeeld van zo’n normenkader dat ook voor corporaties een uitstekende basis biedt om een kwalitatieve, betrouwbare informatiehuishouding in te richten. Uw digitale toekomst loopt langs het pad van Verzekerd Digitaal Werken. Tijd voor actie.

Auteur: Onno de Moor is Business Adviseur bij Doxis

Bron:CorporatieGids2014

Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Doxis in de CorporatieGids 2014 te bekijken.