Vergaderen is al zo oud als de mensheid, echter vergaderen kan op vele verschillende manieren. In deze blog beschrijven we 2 zeer verschillende manieren van vergaderen. In welke vergaderwijze herken jij jezelf en je organisatie?
Vergadering 1: Vergaderen
Marco stelt iedere donderdag middag samen met de voorzitter de agenda op en verzamelt alle benodigde bijlagen. De agenda bevat een groot aantal standaard punten wie iedere vergadering terugkomen zoals ingekomen stukken, te nemen besluiten en de financiële gang van zaken.
Zodra de agenda klaar is verstuurt Marco de agenda en bijlagen voorafgaande aan de vergadering naar de vaste deelnemers. Regelmatig wordt er een stuk nagestuurd omdat deze niet tijdig is aangeleverd. Elke maandag van 14:00 tot 15:00 uur is het overleg.
Tijdens de vergadering wordt er genotuleerd en na de vergadering wordt een verslag, actielijst en besluitenlijst gemaakt welke vervolgens aan de deelnemers worden toegestuurd.
Vergadering 2: Agile meeten
Saskia heeft gemerkt dat een aantal dingen niet soepel lopen en besluit een overleg te plannen. Ze bepaalt wie er aanwezig moeten zijn om het doel van het overleg te behalen en kijkt in de agenda wanneer zij beschikbaar zijn.
Zodra het moment en locatie bepaald zijn stuurt zij de uitnodiging met daarin het doel van de meeting en het verzoek aan de deelnemers om de agendapunten en benodigde bijlagen aan te leveren. Aan het begin van het overleg wordt de agenda vastgesteld door alle aanwezigen. Tijdens het overleg leggen de deelnemers zelf de benodigde aantekeningen, acties en besluiten vast.
Twee uiterste manieren van vergaderen
Bovenstaande beschrijvingen geven 2 uitersten manieren van vergaderingen weer. De eerste is een beschrijving van een meer formele vergadering die we veel zien bij overleggen van Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, Management Teams, Ondernemingsraden etc. Deze overleggen worden veelal wekelijks of maandelijks gehouden, op dezelfde dag en tijdstip. Beschrijving twee is een ad hoc meeting die door de deelnemers zelf georganiseerd wordt en er geen secretariaat is om te ondersteunen.
Wat is wijsheid?
Is de ene manier van vergaderen beter dan de andere? Dat hangt natuurlijk helemaal af van het soort organisatie waar je in werkt. De wijze van vergaderen moet aansluiten bij de redenen waarom vergaderd wordt binnen een organisatie. Grote organisaties hebben te maken met bijvoorbeeld een Ondernemingsraad en in de zorg ook met Cliëntenraden.
Besluitvorming
Deze adviesraden hebben wettelijke rechten en plichten en overleggen tussen bestuur en adviesraden zijn noodzakelijk om de besluitvorming binnen deze organisaties binnen de wettelijke kaders te laten verlopen. Duidelijke structuur, communicatie en vastlegging van besluiten en de wijze waarop deze tot stand gekomen zijn, zijn cruciaal voor het goed laten functioneren van de organisatie.
Ad hoc
Ad hoc vergaderingen die door eenieder georganiseerd kunnen worden zijn voor zulke organisaties niet efficiënt. Daartegenover staat dat organisaties met teams die min of meer autonoom kunnen handelen, niet elke donderdag middag aan tafel hoeven te zitten met een vaste agenda.
De perfecte match
Net als dat de vergadercultuur moet aansluiten bij de werkwijze en cultuur van de organisatie, is het ook cruciaal dat de vergaderoplossing aansluit bij de vergadercultuur. Techniek is ondersteunend aan de wijze waarop mensen hun doel willen bereiken. Immers met een racefiets over een mountainbike parcours is ook vragen om problemen.
De juiste vergaderoplossing
Kijk daarom eens kritisch naar het doel van de vergaderingen waar jij aan deelneemt, die jij organiseert. Sluit de wijze van vergaderen aan bij de manier waarop jullie als organisatie willen werken? Zodra duidelijk is hoe jullie willen vergaderen is het zaak om daar de juiste (digitale) vergaderoplossing bij te zoeken.
Bron: Doclogic
Klik hier om de bedrijfsprofielpagina van Doclogic de CorporatieGids 2017 te bekijken
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
