• Home
• Nieuws

DeltaWonen verkent ERP-markt en test product van longlistkandidaat

Geplaatst door CorporatieMedia op Wednesday 23 September 2015

Haal het datawarehouse uit het beton!

Datawarehouses zijn in beton gegoten. Dat geldt ook voor de oplossingen die bij corporaties in gebruik zijn. Aanpassingen aan het datawarehouse zijn duur en vergen veel tijd. En het resultaat: de meeste corporaties laten de aanpassingen achterwege en doen het met de informatie die ze al hadden. Of die nu wel of niet betrouwbaar is. En of die nu wel of niet aansluit bij de veranderende informatiebehoefte. Dat kan anders en dat moet anders. De grote uitdagingen op het gebied van datawarehousing liggen op twee terreinen.

De informatiebehoefte verandert sneller dan voorheen – het datawarehouse moet mee
Stuurinformatie en verantwoordingsinformatie worden steeds belangrijker. Beslissingen worden meer en meer genomen op basis van de cijfers. Bovendien kijkt de buitenwereld mee naar het presteren van de corporatie. Goede cijfers zijn onontbeerlijk.
Maar de omgeving verandert in hoog tempo. En dus verandert ook de informatiebehoefte snel. Corporaties kunnen het zich niet veroorloven dat het management - en de buitenwereld – niet goed en niet op tijd worden geïnformeerd. Het datawarehouse moet die veranderingen kunnen bijbenen. Het is niet meer acceptabel dat het maanden duurt om een gewijzigde definitie of rapportage te bouwen en te implementeren.
Informatie komt van alle kanten – het datawarehouse moet daarop inspelen
Corporaties hebben het lang kunnen stellen met de informatie uit de eigen systemen. Datawarehouses die informatie indikten tot stuur- en verantwoordingsinformatie waren voldoende. Voor de strategische sturing kijken corporaties steeds meer naar buiten. Een consequentie daarvan is dat ook stuurinformatie geput moet worden uit externe bronnen. Voor het datawarehouse is dat een radicale omslag. Want de traditionele datawarehouses leunen volledig op een vaste en bekende gegevensstructuur uit vaste en bekende bronnen. In de nabije toekomst zullen datawarehouses snel informatie moeten kunnen putten uit bronnen waarvan de structuur en de inhoud nu nog niet bekend zijn. Bijvoorbeeld uit sociale media of uit extracomptabele data.

Nieuwe technologieën halen het datawarehouse uit het beton
Wanneer de datawarehouses niet meegaan in de veranderende behoefte, verworden ze tot een bijproduct. Ze leveren een deel van de vaste set aan indicatoren, bijvoorbeeld cijfers over solvabiliteit. Voor alle overige indicatoren zullen medewerkers creatieve oplossingen verzinnen. Oplossingen waarbij betrouwbaarheid en transparantie niet kunnen worden gegarandeerd. Er zijn technologieën die een antwoord bieden op deze uitdagingen. Daarvoor is het nodig de datawarehouses uit het beton te halen waarin ze nu zijn gegoten.


Frits van Dijk is business consultant bij Itris

In de zoektocht naar een nieuw ERP-systeem heeft woningcorporatie deltaWonen uit Zwolle de softwareoplossing van één van de longlistkandidaten uitvoerig getest. Een opmerkelijke werkwijze, want: is daarmee het lot van de leverancier ruim voor de finish bezegeld? ‘’Er is getest zonder verwachtingen te wekken,’’ zegt Agnes Ellermann, manager Bedrijfsbeheer deltaWonen.

Download hier het originele artikel uit CorporatieGids Magazine editie september 2015

DeltaWonen is een woningcorporatie met 15.000 vhe’s verspreid over Zwolle, Kampen en Wezep. ‘’In Zwolle waar we het merendeel van ons bezit hebben - is eerder sprake van groei dan krimp. Onze uitdaging is het realiseren van groei en het verduurzamen van ons bezit, zodat we onze bewoners betaalbare woningen kunnen blijven bieden. We zijn zuinig op de portemonnee van onze huurders,’’ aldus Agnes.

Affiniteit met ICT
Agnes Ellermann is als manager Bedrijfsbeheer actief bij deltaWonen en verantwoordelijk voor Finance, Control en ICT. Over haar affiniteit met ICT zegt ze: ‘’Ik ben registeraccountant en heb in het verleden regelmatig IT-audits uitgevoerd in de publieke sector.’’ Het verklaart haar rol als projectleider van een omvangrijk testproject in het kader van een brede marktverkenning naar nieuwe software voor property management.

Testtraject
Over het waarom van het testtraject zegt ze: ‘’Onze doelstelling is om continu de kwaliteit en productiviteit van onze organisatie te verbeteren. Daarvoor is een up-to-date ERPsysteem onontbeerlijk. In de wetenschap dat ons huidige primaire systeem ‘end of life’ is, verkennen we daarom momenteel de markt voor een nieuw ERP-systeem. Onze huidige leverancier NCCW komt binnenkort juist met een nieuwe ICT-oplossing voor property management op de markt. Dat willen ze pas uitleveren als het volledig aan de eisen van de sector én wet- en regelgeving voldoet. Ze zochten een woningcorporatie die het nieuwe systeem eens flink aan de tand wilde voelen.’’ Agnes vervolgt: ‘’Wij wilden ons in het kader van onze marktverkenning meer verdiepen in de wereld van property management en zagen in het uitvoerig kunnen testen een mooie kans. Dat hebben we gedaan met de nadrukkelijke kanttekening dat we daarmee geen enkele verwachting willen wekken. Onze huidige leverancier staat gewoon op de longlist. Op basis van objectieve criteria komen we uiteindelijk tot een keuze die het beste bij deltaWonen past.’’

Uitruil
Om het testproject serieus te kunnen oppakken, kwamen beide organisaties een uitruil van medewerkers overeen. Agnes licht dat nader toe: ‘’Wij wilden dat onze beste medewerkers vrij van beperkende gedachten naar de ICT-oplossing konden kijken. Het testen gebeurde daarom bij de leverancier, zodat onze medewerkers dat ongestoord konden doen. Maar onze bedrijfsvoering moest wel doorgaan. De directie van het softwarebedrijf stelde toen voor om onze dagelijkse werkzaamheden door consultants te laten overnemen. ‘Wij jullie kennis aan tafel, jullie onze specialisten in huis in Zwolle’. Een ruil waar beide bedrijven voordeel in zagen.’’

Podium
Ze vervolgt: ‘’Bij de leverancier stond een grote ovale tafel opgesteld met een beeldscherm per tester en een groot scherm waar een consultant onze testers vanaf vraag één doorheen loodste. Het voordeel voor de consultant was dat hij af en toe het podium kon pakken om extra functionaliteiten te demonstreren. Het zogenaamde laaghangende fruit. Van de andere kant legden onze praktische testscenario’s ook het ontbreken van functionaliteit bloot.’’

Eigen mensen, eigen data
Er is in de periode maart tot en met mei intensief getest met eigen mensen, eigen uitgebreide scenario’s en eigen data. Een groot voordeel, zegt Agnes: ‘’Met eigen data kun je feilloos vaststellen of het systeem voldoet aan alle eisen en wet- en regelgeving. We hebben vast kunnen stellen dat de oplossing toepasbaar is in de sector, met de kanttekening dat het een product in ontwikkeling is. Onze bevindingen zijn allemaal opgenomen in de roadmap. Daaruit blijkt dat grote waarde wordt gehecht aan de kennis van onze organisatie.’’

Kennisinjectie
Volgens Agnes heeft het mes van het testproject op meerdere fronten aan twee kanten gesneden. ‘’Voor de implementatie van ons huidige systeem is er een implementatie van een andere leverancier mislukt. Veel medewerkers vinden een implementatie daarom best wel spannend. Het uitvoerig testen van software met eigen medewerkers en eigen data is een goede manier om aan dat sentiment tegemoet te komen. Ook heeft het voor beide betrokken partijen tot een enorme kennisinjectie over property management geleid.’’

Bron:CorporatieGids Magazine