• Home
• Nieuws

De systemen doen het, nu de mensen nog

Geplaatst door CorporatieMedia op Friday 3 June 2022

In een vorige blog gaven we aan dat we geregeld door partijen worden ingeschakeld om de selectie van een IT-systeem te begeleiden. Is de keus eenmaal gemaakt, dan volgt de implementatie door de leverancier en kunnen wij naar huis. Zou je zeggen.

Dergelijke implementaties vinden echter projectmatig plaats en dat betekent bijna per definitie dat het geen dagelijkse routine is én omgaan met onzekerheid. Het is een verandertraject. En daar kunnen wij veel in betekenen, zo blijkt telkens weer.

‘Smeerolie’ bij projecten
De eindverantwoordelijkheid voor het slagen van een implementatie technisch gezien ligt logischerwijs bij de leverancier. De rol van Andersom bij implementaties is tweeledig. Enerzijds zorgen wij ervoor dat de medewerkers die deel uitmaken van het project hun rol goed kunnen invullen en daarnaast dat alle betrokken medewerkers van de klant gedurende het project stappen zetten zodat ze met het nieuwe systeem kunnen én willen werken. En volgens de afgesproken werkwijze. Daarnaast fungeren we als smeerolie van het project. Veel organisaties, waaronder woningcorporaties, missen soms ervaring met projectmatig werken. En ook al zouden ze die wel hebben, dan is elk project uniek want het wijkt af van het gebruikelijke en voorspelbare. Soms ontbreekt simpelweg de capaciteit of gaat het juist om het begeleiden van het verandertraject.

Omgaan met onzekerheid
Wij zijn een partij die actief de projectmatige vaardigheden van betrokkenen onderzoekt. Die worden desgevraagd nog wel eens overschat, zo van: ‘We hebben een planning, een projectplan en een projectstructuur dus wat kan er fout gaan?’ Projectmatig werken is echter omgaan met onzekerheid en dat aspect wordt vaak juist onderschat. Projecten zijn immers per definitie uniek en het verloop ervan dus deels onzeker. Daarbij doorbreek je bestaande patronen en creëer je nieuwe. Die onzekerheid mag er ook zijn. Daarvoor hanteer je immers beheersstructuren zoals een projectorganisatie. We waarschuwen altijd vooraf dat er momenten komen dat dingen ‘fout’ lijken te gaan en dat dit inherent is aan projecten.

Engagement
Onze rol is idealiter, en in de praktijk gelukkig ook vaak, complementair aan die van de ICT-leverancier. Wij hebben ook niet de productkennis die zij wel hebben en het maakt ons ook niet per se uit welke systeem er wordt gekozen. Zolang er maar een match is tussen de leverancier en de ontvangende organisatie. Leveranciers hebben op hun beurt over het algemeen niet de rol om echt ‘engagement’ te realiseren. Dat is hun doel ook niet. Hoe dat werkt in de praktijk? Wij vullen aan. Dat begint vaak al bij de kick-off: de projectleider van de leverancier geeft een presentatie over het project en de aanpak en wij gaan tijdens de kick-off al op zoek naar ruimte voor gelijkwaardigheid, kwetsbaarheid en dialoog. En we bespreken de projectmatige kant en de veranderkant van een dergelijk traject.

Zelfstandig verder
Uiteindelijk moeten gebruikers van de klant het toch zelfstandig kunnen en wat ons betreft lukt dat zo snel mogelijk. Daarom besteden we bij de implementatie ook aandacht aan het eigenaarschap van gegevens en beheer.

Wil een implementatie in jouw organisatie maar niet vlotten? Of wil je dat soort problemen op voorhand juist voorkomen? Neem dan gerust contact met ons op.

Bron: Andersom, Foto: Andersom