De positie van Informatiemanagement is niet altijd even duidelijk binnen organisaties. Hoewel het een belangrijke schakel vormt tussen de bedrijfsvoering en de informatievoorziening, worstelen veel organisaties met de juiste invulling en plaatsing van Informatiemanagement. Het omvat verschillende rollen, zoals functioneel beheer, informatiemanagers en informatieadviseurs. Waar functioneel beheer zich richt op het draaiend houden van applicaties en processen, houdt Informatiemanagement zich meer bezig met de tactische kant: welke informatievraagstukken spelen er binnen de organisatie en hoe kunnen deze het beste worden opgelost?
De rol van Informatiemanagement binnen een organisatie
Om effectief te opereren, moet Informatiemanagement de organisatie goed kennen: welke processen spelen er, welke doelen streeft de organisatie na, en waar lopen medewerkers tegenaan? Het beheren en optimaliseren van processen bestaat uit vier niveaus:
Informatiemanagement opereert op al deze lagen. Dit vereist input vanuit de organisatie: van collega’s die met de processen werken, van het management dat de strategische koers bepaalt en van de medewerkers die terugkerende issues signaleren.
De verbindende schakel
Informatiemanagement fungeert als de spin in het web die de organisatie en informatievoorziening bij elkaar brengt. Toch blijft de rol vaak onduidelijk: wat doet Informatiemanagement precies en waar hoort het binnen de organisatie? Een van de kerntaken is het voorbereiden van wijzigingen. Informatiemanagement ontvangt of signaleert wijzigingsverzoeken en gaat aan de slag met de onderliggende vraag: waarom is deze wijziging nodig? Wat is het daadwerkelijke probleem? En is de gewenste oplossing wel de beste keuze?
Daarnaast speelt Informatiemanagement een belangrijke rol in beleidsbewaking. Door af te stemmen op het bestaande informatie- en automatiseringsbeleid (I&A-beleid), wordt gewaarborgd dat nieuwe initiatieven binnen de strategische kaders van de organisatie passen. Vervolgens kan worden beoordeeld of een wijziging klein is of dat een projectaanpak nodig is. In het laatste geval zorgt Informatiemanagement ervoor dat een projectidee wordt ingediend bij bijvoorbeeld een Change Advisory Board (CAB), waarna een projectleider de uitvoering oppakt.
Onbekend maakt onbemind
Veel organisaties weten niet goed wanneer ze Informatiemanagement moeten betrekken en hoe het waarde toevoegt. Dit kan leiden tot weerstand: afdelingen ervaren het als lastig dat Informatiemanagement zich bemoeit met processen en vragen stelt. Hierdoor wordt de rol soms onderschat of pas laat in trajecten ingeschakeld, terwijl vroege betrokkenheid juist zo belangrijk is.
Informatiemanagement heeft een faciliterende functie binnen de organisatie. Waar een HR-afdeling een duidelijke rol heeft, is Informatiemanagement minder tastbaar. Afdelingen denken vaak dat ze informatievraagstukken zelf kunnen oplossen of presenteren direct een uitgewerkt plan. Informatiemanagement neemt echter een stap terug en stelt kritische vragen: waarom is deze oplossing nodig? Zijn er alternatieven? Hoe past dit binnen de bredere organisatiecontext?
Vroegtijdige betrokkenheid zorgt ervoor dat Informatiemanagement waarde kan toevoegen. Door trends in de markt te volgen, ontwikkelingen bij leveranciers in de gaten te houden en kennis uit de sector te benutten, kan Informatiemanagement helpen bij het vinden van de juiste oplossing voor vraagstukken binnen de organisatie. En in het voortraject al veel zaken uit handen nemen.
Wat vraagt dit van Informatiemanagement?
Informatiemanagement vereist een proactieve en communicatief sterke aanpak. Een goede informatieprofessional:
Het is geen rol voor iemand die zich afwachtend opstelt. Je wilt juist zichtbaar en benaderbaar zijn, zodat de organisatie weet welke meerwaarde je kan bieden. Dit betekent dat een actieve houding nodig is: het gesprek aangaan met collega’s, signalen uit de organisatie oppikken en kansen identificeren nog voordat ze als knelpunten worden ervaren. Daarnaast vraagt het om overtuigingskracht en het vermogen om complexe informatievraagstukken op een begrijpelijke manier te vertalen naar concrete verbeterinitiatieven. Door op te treden als verbindende factor tussen afdelingen, kun je bijdragen aan een gestroomlijnde informatievoorziening die aansluit bij de strategische doelstellingen van de organisatie.
Hulp nodig?
Veel organisaties hebben moeite om Informatiemanagement goed te positioneren. Soms is een charmeoffensief nodig om duidelijk te maken waarom deze functie belangrijk is. Wij kunnen hierbij helpen: zowel bij het opzetten van een effectief informatiemanagementproces als bij het overtuigen van de organisatie van de toegevoegde waarde ervan. Neem bij vragen vooral contact met ons op.
Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - Maart 2025 Inhoud Harry Platte (Parteon): Groot dromen, klein doen Laurens Flierman (NEH): Risico’s beter beheersen door…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
