• CorporatieGids
• Nieuws

De kracht van fase 2: hoe je vastgoedprocessen slimmer kunt benutten

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 9 December 2025

Bij veel woningcorporaties zijn de basisprocessen rondom vastgoed goed georganiseerd. Projecten verlopen via het ERP-systeem, de inkoop en facturering lopen soepel en de documentatie wordt netjes opgeslagen in het digitale archief. Maar juist dán begint het interessant te worden. Want wanneer de basis staat, ontstaat ruimte om processen slimmer, sneller en beter op elkaar afgestemd te maken.

Onze collega Herman Stempher, consultant bij BE impulse, ziet in zijn werk dagelijks hoe corporaties hun vastgoedprocessen verder kunnen versterken. In dit blog deelt hij waar de grootste verbeterkansen liggen, welke resultaten slimme optimalisaties kunnen opleveren en welke rol data speelt in het vastgoed van de toekomst.

De vergeten fase 2
“Bij het implementeren of optimaliseren van een systeem krijgen de basisprocessen alle aandacht. De aanvullende processen worden vaak doorgeschoven naar fase 2, voor wanneer er meer tijd en ruimte is. Alleen: zodra het systeem draait, verschuift de focus weer naar de dagelijkse projecten. Die tweede fase, waarin je écht extra waarde uit het systeem haalt, raakt daardoor regelmatig in het gedrang. En dat is jammer, want juist daar ligt het verschil tussen een systeem dat functioneert en een systeem dat écht bijdraagt,” vertelt Herman.

Een treffend voorbeeld is de garantieadministratie. Bij sommige corporaties wordt garantie-informatie nog handmatig bijgehouden, bijvoorbeeld in Excel of in ordners. Dat lijkt overzichtelijk, maar kan in de praktijk leiden tot onnodige kosten. Herman licht toe: “Denk aan een lekkage op het dak van een woning van twee jaar oud. Vaak wordt de eigen dienst dan ingeschakeld, terwijl er nog garantie geldt. De leverancier had het kosteloos kunnen herstellen, maar dat inzicht ontbreekt als de gegevens niet goed zijn vastgelegd.”

Door garantiegegevens in het ERP-systeem te registreren, kan het proces grotendeels automatisch verlopen. Komt er een reparatieverzoek binnen, dan herkent het systeem direct dat er garantie geldt en stuurt het de opdracht door naar de juiste externe partij. “Dat kan tienduizenden euro’s per jaar schelen,” aldus Herman. “En het voorkomt onnodige interne werkdruk.”

Cashflowprognoses met een druk op de knop
Een ander voorbeeld laat zien hoe sterk goede dataverwerking de organisatie kan ontlasten. De maandelijkse cashflowprognose is voor vastgoedafdelingen vaak een tijdrovend proces. Gegevens worden uit verschillende onderdelen van het ERP-systeem geëxporteerd, in Excel bewerkt, besproken met projectleiders en vervolgens verwerkt in de integrale rapportages. Dat kost tijd, vraagt veel afstemming en vergroot de kans op fouten.

“Als de data in het ERP-systeem goed is ingericht, kun je die rapportage met één druk op de knop genereren,” vertelt Herman. “De financiële afdeling beschikt dan direct over actuele en betrouwbare informatie, zonder losse Excelbestanden. Dat geeft rust en inzicht. Een optimaal ingericht proces biedt op elk moment de juiste prognoses, waardoor betere beslissingen kunnen worden genomen - bijvoorbeeld over het wel of niet aangaan van een lening.”

Data als smeerolie voor het proces
De rode draad in deze voorbeelden: goede data en optimaal ingerichte processen maken het verschil.

“De manier waarop we data vastleggen wordt steeds belangrijker,” legt Herman uit. “Steeds meer systemen worden gekoppeld. Om die koppelingen soepel te laten verlopen, moet je data volgens de juiste standaarden vastleggen, zoals de VERA-standaard en de NL-SfB-standaard. Met de NL-SfB-codering zorg je ervoor dat ERP-systemen kunnen samenwerken met o.a. BIM-, CAD- en MJOB-systemen.”

“Maar data op orde is één ding. Op het gebied van processen is vaak nóg veel winst te behalen door een integrale, afdelingsoverstijgende benadering. Door medewerkers actief mee te nemen in het totale proces ontstaat betere samenwerking en wordt efficiënter gewerkt.”

De winst van werken aan de bron
Dat laatste is misschien wel de belangrijkste tip van Herman aan vastgoedprofessionals: leg gegevens bij de bron vast. “Voor vastgoedmensen is administratie misschien niet het spannendste onderdeel van het werk, maar als je het goed doet, levert het juist efficiency op. Niet alleen voor jezelf, maar voor de hele organisatie. Finance heeft direct inzicht, inkoop kan vooruitkijken en projectleiders hoeven niet meer achter cijfers aan te bellen.”

Door data aan de voorkant goed vast te leggen, ontstaat een helder, organisatiebreed beeld. Processen lopen soepeler, fouten worden voorkomen en beslissingen kunnen sneller én beter onderbouwd worden. Fase 2 is daarmee geen bijzaak, maar juist een kans: de stap van een systeem dat werkt naar een systeem dat waarde toevoegt.

Wil je weten hoe jouw organisatie de volgende stap kan zetten in het vastgoedproces? Neem gerust contact met ons op. We denken graag mee over hoe jullie fase 2 eruit kan zien.

Bron: BE Impulse, Foto: BE Impulse