Werken met sjablonen. Het bespaart je tijd, geld en frustratie. Je brengt één lijn in de uitgaande communicatie en maakt aanzienlijk minder fouten. Een aanpassing in een sjabloon is zo gedaan en direct beschikbaar voor de rechthebbenden. De eindgebruiker hoeft enkel het juiste sjabloon te kiezen voor zijn of haar document, de vragen in de wizard te beantwoorden, klaar! In ‘no time’ een perfect document. Laat weinig te wensen over, toch?
Zou je zeggen, maar wat als we je vertellen dat het nog beter kan? Wanneer de eindgebruiker aan de slag gaat met een sjabloon, dient deze het document in één keer af te maken. De ideale situatie natuurlijk, maar in de praktijk niet altijd haalbaar. Veel softwaretools hebben tijdsgebonden ‘tickets’. Vooraf is bepaald hoelang het document open mag blijven staan. Wat als je het document niet afgerond krijgt in die tijd (om wat voor reden dan ook)? Dan heb je pech. Niet heel praktisch. Kan dit niet anders? Zeker wel! SmartDocuments doet haar naam eer aan met een hele mooie nieuwe feature!
Conceptdocument opslaan
Stel je even voor: je zit middenin een document en gaat als een speer. Lekker, dat document kan met een half uurtje de digitale snelweg op. Totdat… collega Pim zijn hoofd om de hoek steekt en je wijst op die presentatie die 5 minuten geleden begonnen is. Waar je blijft? Dag document, morgen maar opnieuw beginnen. Je zal niet de eerste zijn die het overkomt. Nu was het fijn geweest als je die half afgemaakte brief had kunnen opslaan als concept. Dan had je straks alleen de puntjes nog op de spreekwoordelijke i hoeven zetten.
Module conceptopslag
Zoals gezegd: je zal niet de eerste zijn die het opstellen van een document via een externe softwaretool (zoals SmartDocuments) moet afbreken. De oorzaak hoeft niet altijd een onverwachte presentatie of meeting te zijn. Je mist bijvoorbeeld informatie of je wilt gewoon naar huis. Dubbel werk is altijd zonde. En hoe uitgebreider jouw document, hoe groter dit risico. Daarom ontwikkelden we bij SmartDocuments de module conceptopslag. Met deze module kun jij altijd tussentijds jouw concept opslaan. Omdat je er nog een nachtje over wilt slapen voor je de juiste opzet kiest bijvoorbeeld. Maar natuurlijk ook ideaal wanneer je de laatste tien minuten van jouw werkdag nog even goed wilt benutten door alvast te starten met die brief die morgen de deur uit moet.
Meerdere conceptversies
De module conceptopslag is een uitkomst, vooral wanneer je werkt aan een complex of uitgebreid document. Je kunt het document via de wizard in fases bewerken en steeds opnieuw opslaan in SmartDocuments. De laatste versie wordt dan automatisch overschreven. Maar wat als je niet zeker bent van een wijziging? Of als je graag een paar versies van het document naast elkaar wilt zien voor je beslist welke de deur uit gaat? Dan biedt de module tevens de mogelijkheid meerdere conceptversies van jouw document op te slaan.
Module conceptopslag: doe er je voordeel mee
Niets is vervelender dan twee keer hetzelfde werk doen. Met de module conceptopslag weet je zeker dat dit je niet zal overkomen. Zo werk je met een gerust hart aan dat ene grote complexe document. Door jouw concepten te voorzien van een naam vind je ze makkelijk terug, wanneer je tijd (en zin) hebt om ze af te ronden. Wij zouden het wel weten ;).
Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine - November 2024 Inhoud Ferry van der Pal (Wonen Wateringen): Fusie leidt tot betere bijdrage aan de volkshuisvestelijke opgave…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
