• Home
• Nieuws

'Automatische archivering brieven zorgt voor meer inzicht en tijdwinst'

Geplaatst door CorporatieMedia op Tuesday 19 April 2016

Dubbele registraties en handmatige acties bij uitgaande brieven. Volgens Woningstichting Nijkerk kon dit simpeler, en daarom heeft de Gelderse corporatie onlangs een project gerealiseerd waarmee uitgaande correspondentie automatisch gearchiveerd wordt. CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Roelof Schuiling, coördinator Functioneel Beheer, en sprak met hem over het project, digitalisering en de rol van ICT bij Woningstichting Nijkerk.

Twee jaar geleden implementeerde de corporatie ShareWorX, de DMS-oplossing van Square DMS. "We zijn direct gestart met zaakgericht werken," begint Roelof. "Wanneer wij bijvoorbeeld een huuropzegging ontvingen, maakten we direct een zaak aan. Relevante documenten werden hierin geplaatst, en na het versturen van de eindafrekening sloten we de zaak. Maar dat zijn allemaal handmatige handelingen. Ook moest er dubbel geregistreerd worden; in ons ERP-systeem Dynamics Empire én in ShareWorX. Dat kon handiger."

Meer overzicht
Na het project zijn deze handelingen geautomatiseerd. "Medewerkers hoeven nu minder zaken zelf aan te maken, maar nog belangrijker: ze hoeven niet langer in de gaten te houden welke zaken gereed zijn en afgesloten kunnen worden. Dat regelt het primaire systeem nu. Ook worden veelgebruikte standaardbrieven nu direct in ShareWorX gezet, zonder tussenkomst van de gebruiker. Dat maakt het makkelijker om alle correspondentie in beeld te houden."

"Als voorbeeld: een aankondigingsbrief voor planmatig onderhoud, gericht aan alle bewoners van een complex, wordt nu netjes bij elke huurder afzonderlijk opgeslagen. Handmatig was dit teveel werk, maar nu kan het automatisch. Als je nu de klantkaart oproept, heb je in een oogopslag zicht op alle correspondentie die heen en weer is gegaan."

Vlotte schrijfstijl
"Het project bestond voor Woningstichting Nijkerk uit twee aspecten," legt Roelof uit. "De automatische synchronisatie tussen Dynamics Empire en ShareWorX is uitgebreid, waardoor zaken automatisch aangemaakt kunnen worden. Daarnaast zijn onze standaardbrieven voorzien van stuurcodes voor het automatisch archiveren. Dit betekent voor onze medewerkers dat wanneer zij een brief afdrukken, deze ook in ShareWorX wordt neergezet met de juiste kenmerken en zonder typfouten."

De corporatie was enkele maanden voor het traject al bezig met de eerste voorbereidingen. "We herschreven onze standaardbrieven in een vlotte, heldere schrijfstijl. Daarna hebben we ze technisch opgebouwd, zodat ze vanuit ons ERP-systeem opgestart en aangemaakt konden worden. In het project 'automatisch archiveren' is dit vervolgens afgemaakt."

Volgens Roelof is ICT voor Woningstichting Nijkerk iets dat medewerkers moet ondersteunen en een tijdsbesparing moet opleveren. "Dankzij dit project spenderen collega’s minder tijd aan administratieve handelingen en hebben ze meer tijd voor de huurders."

Kijkje in de keuken
Woningstichting Nijkerk is tevreden met de afronding van het project, en nodigt daarom collega-corporaties uit die ook interesse hebben in de ontwikkeling 'automatisch archiveren' om een kijkje in de keuken te nemen of de inrichting van de corporatie over te nemen. "Wij proberen waar mogelijk samen op te trekken met andere corporaties. Als zij interesse hebben in automatisch archiveren in combinatie met zaakgericht werken, dan zijn zij van harte welkom."

Als relatief kleine corporatie probeert Woningstichting Nijkerk om haar applicatielandschap overzichtelijk te houden. “We kijken altijd goed wat we kunnen doen met onze bestaande middelen, en vragen ons af of we écht een extra applicatie nodig hebben. Vaak kunnen we onze bestaande systemen combineren en daarmee ook voldoen aan de functionele wensen. Een voorbeeld van creatief applicatiegebruik is de brievengenerator: daarvoor gebruiken we onze rapportagetool Reporting Services, standaard aanwezig bij Microsoft SQL."

Eigen koers
Eén van de oplossingen waar de corporatie van gebruikmaakt, is ShareWorX. "Wij leggen gestructureerde informatie vast in ons primaire systeem, en ongestructureerde informatie zoals documenten en e-mails in ShareWorX. Dit zijn de twee pijlers in ons ICT-landschap. ShareWorX biedt ons ondersteuning voor bewaartermijnen, stelt ons in staat documenten tijdig te vernietigen en laat ons op gemakkelijke wijze door de documenten zoeken. Iedereen kan hierdoor correspondentie eenvoudig terugvinden, waarbij geen kennis van Dynamics Empire nodig is. Zoeken op bijvoorbeeld de achternaam en het adres geeft al inzicht."

"Wij hebben met Square DMS een goede partner met veel expertise op het gebied van ECM. Ik had wat bedenkingen toen ze onlangs werden overgenomen door Aareon, en wat dit zou betekenen in de relatie met Dynamics Empire. Maar dit project laat zien dat Square DMS haar eigen koers kan varen, met een mooie integratie tussen ons ERP-systeem en ShareWorX tot gevolg."

Online dienstverlening
Woningstichting Nijkerk wil in de toekomst stappen zetten om de klant online verder van dienst te zijn. "Dit willen wij doen door een derde belangrijke pijler in ons ICT-landschap toe te voegen: een website gericht op dienstverlening, waarin gestructureerde en ongestructureerde informatie samenkomen. Met die ingrediënten kunnen wij onze huurders een nog betere dienstverlening voorschotelen."

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 14 april 2016