• Home
• Nieuws

Altijd een back-up van jouw documentsjabloon dankzij versiebeheer van SmartDocuments

Geplaatst door CorporatieMedia op Monday 13 September 2021

Sjablonen bouwen: een klus voor iemand die wel van een uitdaging houdt. Sjablonen maken, vernieuwen en wijzigen doe je niet ‘even’. Dat weet jij als sjabloonbouwer als geen ander. En dus wil jij jouw sjablonen kunnen testen. En wat als die ene aanpassing in een bestaand sjabloon niemand bevalt? Dan wil je zo snel mogelijk de oude versie terug. Kan gewoon, met versiebeheer van SmartDocuments.

Stagiair Job gaat je de komende maanden ondersteunen bij het bouwen en aanpassen van sjablonen. Jouw afdeling is de plek ‘where the magic happens’! Of nou ja, de plek waar de meest ingenieuze sjablonen worden gebouwd. Job is dan ook mega enthousiast en jij bent maar wat blij met dat extra paar (bouw)handen. Totdat blijkt dat Job vooral beschikt over heel veel enthousiasme, maar minder over sjabloonbouw-skills. Jij blij met versiebeheer van SmartDocuments…

Versiebeheer: hoe werkt het?
Met SmartDocuments kun je verschillende versies van SmartDocuments-templates (sjablonen) eenvoudig bijhouden en terugzetten. Dankzij versiebeheer in SmartControl worden alle versies van jouw template, inclusief opmerkingen over gemaakte aanpassingen, opgeslagen. Dit betekent dat oude versies terug te vinden zijn en eenvoudig weer in gebruik kunnen worden genomen. Daarnaast is het handig als je met meerdere mensen aan een sjabloon werkt en wilt bijhouden wie welke wijziging doet. Helemaal handig wanneer stagiair Job wat creatieve keuzes maakt in een van jullie belangrijkste sjablonen. 

De voordelen van versiebeheer

• Wijzigingen terugdraaien: Heb jij een aantal nuttige aanpassingen gedaan in een bestaand sjabloon, maar kan niemand eraan wennen? Dan wil je misschien terug naar de oude situatie. Dat kan. Met een paar klikken zet je het sjabloon terug naar een vorige versie. Zo zorg je ervoor dat jouw collega’s hun oude vertrouwde template weer voor de neus krijgen.

• Templates inchecken & testen: put it to the test! Soms is uitproberen de enige manier om te zien of iets werkt. Ben je tevreden over het nieuwe documentsjabloon? Blij met die ene wijziging? Dan kun je het sjabloon inchecken. Het document is nu nog niet voor iedereen zichtbaar. Met ‘inchecken’ zet je het sjabloon vast: je behoudt de nieuwe versie zonder dat deze al zichtbaar is voor de eindgebruikers, zodat je het kunt testen. Een veilige tussenstap dus eigenlijk. Een documentsjabloon is pas zichtbaar en bruikbaar voor de eindgebruiker als deze is gepubliceerd. Zolang dit niet het geval is, kan niemand erbij. Jij hebt de tijd om het nieuwe of aangepaste sjabloon rustig te testen. Werkt het naar behoren? Bevalt de nieuw toegepaste stijl? Bij twijfel kun je er voor kiezen een taak toe te wijzen aan een van je collega-sjabloonbouwers en deze vragen er ook eens naar te kijken. Altijd goed zo’n frisse blik! De mogelijkheid om te testen is trouwens ook erg fijn als het gaat om het beperken van de door Job aangerichte schade.

• Sjabloonbouwers opleiden: en nu we het toch over stagiair Job hebben… Dankzij versiebeheer kun je met een gerust hart nieuwe collega’s (of eigenwijze stagiaires) de kneepjes van het vak leren, zonder dat zij jouw zorgvuldig opgebouwde sjablonen in één middag definitief de digitale nek omdraaien. Zo zweet jij geen peentjes als jouw overenthousiaste stagiair meer potentie zag dan jij en de boel ongevraagd volledig omgooide. Geen probleem, jij hebt die eerdere versie zo weer tevoorschijn getoverd.

De dader is zo gevonden
Met versiebeheer kun je wijzigingen niet alleen terugdraaien. Je kunt ook zien wie de wijziging gedaan heeft, op welke datum en op welk tijdstip. Zeker in grotere organisaties, waar meerdere mensen bevoegd zijn om wijzigingen te maken, een meerwaarde. Dit is niet alleen van toepassing op het sjabloon zelf, maar ook op de kop- en voetteksten en bouwstenen in een documentsjabloon. Zo weet je wie je moet aanspreken op een foute wijziging om te voorkomen dat dit vaker gebeurt.

Notitie toevoegen aan een nieuwe versie
Aan een nieuwe template-versie kun je commentaar toevoegen. Hierin kun je aangeven wat je hebt gewijzigd en waarom. Wil je dat iedereen dit standaard doet? Dan stel je (als eindbaas sjabloonbouw) in dat commentaar invullen verplicht is. Wel zo makkelijk. Een beetje verantwoording heeft nog nooit iemand kwaad gedaan. We hebben tenslotte niets te verbergen, toch?

Voorzorgsmaatregelen bij sjabloonbouw
Better safe than sorry. Het gezegde bestaat niet voor niets. Heel fijn dat jij altijd terug kan naar een oudere versie van een sjabloon, maar dit betekent niet dat iedereen naar hartenlust mag rommelen in de SmartEditor toch? Als eindverantwoordelijke mag jij zelf bepalen wie welke rechten heeft voor welk template. Met het toekennen van rechten voorkom je bijvoorbeeld dat Job zijn uiterst flauwe gifjes ook voor de grap in templates op directieniveau plaatst.

Bron: SmartDocuments, Foto: SmartDocuments