Aareon biedt haar klanten sinds kort de mogelijkheid aan om rechtsgeldige, digitale handtekeningen in hun processen te gebruiken. Wat zijn hiervan de voordelen? CorporatieGids.nl vroeg het aan productmanager Arie van der Deijl.
Met een digitale handtekening kan een corporatie de efficiency van haar processen verhogen, legt Arie uit. “Het is bijvoorbeeld niet meer nodig om een afspraak te maken waarbij gezamenlijk een huurovereenkomst wordt getekend. Hierdoor kan tijd worden gewonnen én een groter deel van het proces worden gedigitaliseerd. Ook is het uitprinten van te ondertekenen documenten verleden tijd. Deze documenten kunnen nu na de handtekening direct digitaal worden verstuurd, wat bijdraagt aan de verduurzaming van processen. Daarnaast hebben corporaties de garantie dat de documenten tussentijds niet kunnen worden aangepast.”
Inzichtelijk
Voor het kunnen aanbieden van digitale handtekeningen in processen, maakt Aareon gebruik van een digitaal ondertekenplatform. “Hiermee kunnen corporaties eenvoudig binnen en buiten de organisatie documenten ondertekenen. Een afzender bereidt het ondertekeningsproces voor, de ondertekenaar klikt om zijn handtekening te zetten en de beheerder kan de status controleren, herinneringen sturen en documenten beheren. Daarbij zijn de te ondertekenen documenten op ieder moment inzichtelijk en wordt het na afloop op de juiste plek gearchiveerd.”
Geavanceerde handtekening
Om de handtekeningen rechtsgeldig te maken, wordt gebruik gemaakt van de ‘geavanceerde digitale handtekening’. Arie: “In andere woorden: gebruikmaken van voorgeschreven standaarden die ervoor zorgen dat het document niet kan worden aangepast. Indien dit wel gebeurt, wordt het document direct ongeldig. Hierdoor is frauderen onmogelijk.”
Hogere efficiency
Arie legt uit dat een digitale handtekening in verschillende processen voor hogere efficiency kan zorgen. “Natuurlijk denk je al snel aan de handtekening bij een nieuw huurcontract, maar ook bij andere contactmomenten met een huurder kan het uitkomst bieden. Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van een inspectierapport, het afsluiten van extra diensten of het akkoord geven voor automatische incasso. Daarnaast kan een digitale handtekening ook een rol hebben bij interne processen, zoals het accorderen van documenten voordat deze mogen worden verstuurd.”
Eenvoudige implementatie
Arie gaat verder: “Wanneer aan het eind van een proces het resultaat een te ondertekenen document is, wordt het proces vereenvoudigd met een digitale handtekening. Deze is eenvoudig te implementeren en te gebruiken. Het printen, ondertekenen, scannen en archiveren wordt vervangen door een volledig digitale workflow, die de doorlooptijd sterk verkort en de gebruikerservaring verbetert.”
Het digitale ondertekenplatform wordt aangeboden in samenwerking met leverancier ValidSign. “Aareon zorgt daarbij voor de integratie tussen onze toepassingen en ValidSign, en is tegelijkertijd het eerste aanspreekpunt voor haar klanten. Overigens kunnen klanten direct met de oplossing werken, want ook zonder integratie met onze oplossingen kan ValidSign worden gebruikt."
Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia - 22 november 2017
Zoals ieder jaar was het een voorrecht om CorporatiePlein te mogen organiseren. En de 2024-editie, de veertiende van het…
www.corporatieplein.nl
CorporatieGids Magazine September 2024 - Digitale Transformatie Inhoud Madeleine Hamburg (Pré Wonen): De digitale transformatie is bij uitstek…
Zoek en vind leveranciers en adviesbureaus die IT-diensten en oplossingen aanbieden aan woningcorporaties.
