Deze website gebruikt cookies voor websiteanalyse en om het mogelijk te maken inhoud te delen. Wij respecteren je privacy. Hoe we dat doen lees je in ons privacybeleid. Door deze melding weg te klikken of gebruik te blijven maken van deze site stem je hiermee in.
Hoe krijgt u de selfservice-applicatie en de bijbehorende processen geaccepteerd door hen die ermee moeten werken? Zeven tips!
Zorg voor draagkracht binnen de organisatie
Het betrekken van diverse mensen uit de organisatie is een cruciaal onderdeel van het acceptatietraject. Vaak worden kritische key-users, maar met name de afdelingen ICT en/of HR pas aan het eind van het traject betrokken. Betrek hen zo vroeg mogelijk en op een actieve wijze gedurende het traject; vraag hun geregeld om feedback over een specifiek onderwerp en doe er (voor zover mogelijk) daadwerkelijk iets mee.
Breng processen in kaart
Digitalisatie van uw HR-processen betekent vaak dat werkprocessen veranderen. Door de huidige processen eerst in kaart te brengen, kunt u eenvoudig vaststellen welke groepen en/of gebruikers te maken gaan krijgen met deze veranderingen en hen hier adequaat in begeleiden. Tegelijkertijd kan hiermee bij een wijziging op een proces de efficiëntieslag ook eenvoudig inzichtelijk gemaakt worden. Als processen niet veranderen, maar alleen gedigitaliseerd worden, is duidelijk hoe deze processen (dienen te) lopen.
Zorg voor een gedegen begeleiding
Het digitaliseren van HR-processen betekent in eerste instantie dat manager en medewerker op een andere manier moeten gaan werken. Hier wordt doorgaans vanuit de leverancier ondersteuning in geboden door middel van verschillende trainingen. Maar vergeet niet het belang van kennis over HR-gerelateerde onderwerpen; er zijn maar weinig medewerkers die de eigen CAO en/of regelingen uit hun hoofd kennen! Door hier ondersteuning en/of begeleiding in te bieden, voorkomt u dat mutaties onvolledig, onterecht of verkeerd worden ingediend.
Faseer de implementatie
Rol uw digitale HR-processen gefaseerd uit; overspoel de medewerker niet met informatie en nieuwe werkwijzen tijdens een ‘big bang’ waarbij alle modules binnen de applicatie beschikbaar worden gesteld. Het werken met de nieuwe applicatie zal op zichzelf – hoe gebruiksvriendelijk ook – wennen zijn. Laat staan als daar een verandering van werken bij alle processen nog bijkomt.
Focus in het begin op eenvoudige processen
Start met processen die eenvoudig van opzet zijn en die ook tot de verbeelding spreken. Het proces van bijvoorbeeld verlof aanvragen leent zich hier uitstekend voor. De gevolgen op het verlofsaldo bij het aanvragen van verlof en/of na het krijgen van akkoord zijn meteen inzichtelijk. Zo kan men wennen aan de werking van de applicatie en het gebruik van self-service.
Focus op zinvolle functionele toevoegingen
Vaak zijn er tal van opties in te richten in de applicatie; de te tonen informatie en/of te kiezen opties kunnen erg uiteenlopend zijn. Fijn dat deze mogelijkheden er zijn, maar bedenk dat de medewerker al veel informatie te verwerken krijgt met de introductie van de applicatie. Het is dus raadzaam om bij de introductie van de applicatie te starten met die functionele zaken. Later kan dit uiteraard uitgebreid worden met de zogenoemde nice to haves.
Benoem een functioneel beheerder eHRM
Tijdens de uitrol en ook in de periode erna zullen er veel vragen over de applicatie komen. Belangrijk is dat deze vragen vanuit de interne organisatie op een adequate manier beantwoord worden en onduidelijkheden (snel) weggenomen kunnen worden. Maak hier een medewerker voor vrij (gebruikelijk hierbij is de functie van functioneel beheerder) en laat de organisatie weten bij wie ze terecht kunnen bij vragen en/of problemen. Doorgaans zorgt de functioneel beheerder er ook voor dat de applicatie up-to-date is en dat nieuwe functionaliteiten gebruikt kunnen gaan worden.
Met deze tips zet u gegarandeerd goede stappen in de acceptatie van eHRM binnen uw organisatie. Schroom ook niet om gebruik te maken van de ervaren consultants van uw leverancier; zij hebben naast de functionele kennis van de producten doorgaans ook inhoudelijke HR-kennis, zijn betrokken (geweest) bij tal van implementatietrajecten en kunnen u van meer do’s en don’ts voorzien.
Ricardo Theijs heeft veel ervaring binnen diverse HRM-disciplines. Hij is een breed opgeleide HR-professional met expertise van recruitment tot en met subsidies.
